Обязательной регистрации в данном журнале подлежат практически все входящие документы. Исключение составляют: рекламные материалы, поздравительные открытки и письма, приглашения на неофициальные мероприятия, журналы, газеты, другие периодические издания. Для того, чтобы избежать путаницы с дубликатами одного и того же письма (в электронном виде, в почтовом конверте, по факсу), следует внимательно проверять присвоенный этому входящему документу уникальный номер.